Cara Mengurangkan Backlog Kes

Pengurusan kes, tidak kira jenis kes, memberi peluang untuk tunggakan produktiviti. Anda mempunyai saluran untuk memasukkan kes baru sementara kes semasa masih terbuka dalam pelbagai peringkat proses. Kesesakan berlaku kerana prosedur yang tidak berkesan, koordinasi tugas yang buruk, kekurangan komunikasi dan situasi krisis yang meningkatkan kes baru atau proses yang lambat. Pengurangan tunggakan mungkin merupakan usaha pengurusan krisis satu kali atau rancangan untuk penambahbaikan berterusan dalam aliran pengurusan kes.

Menilai dan Mendokumentasikan

Anda perlu mengetahui sejauh mana tunggakannya sebelum dapat mula merancang pengurangan. Senaraikan semua kes terbuka dan tugas-tugas penting yang mesti diselesaikan untuk mengalihkan kes melalui prosesnya. Jejaki kes terbuka dari tarikh pembukaan hingga semua tugas selesai dan senaraikan tarikh yang sesuai apabila ada. Setelah anda mempunyai senarai lengkap dan penilaian mengenai tunggakan kes, dokumentasikan tunggakan dalam laporan dan masukkan ringkasan maklumat. Senaraikan jumlah kes, seperti jumlah kes terbuka dan jumlahnya dalam setiap tonggak dalam proses tersebut. Sebagai contoh, anda mungkin memiliki 350 file aplikasi kemasukan terbuka, beberapa di antaranya memerlukan transkrip dan rujukan dan lain-lain yang ada di dalam fail penangguhan menunggu untuk disemak.

Bersihkan dan Kumpulan

Kaji senarai kes terbuka dan kenal pasti kes yang dapat ditutup dengan sedikit usaha. Lihat kes yang tidak menunjukkan aktiviti untuk jangka masa panjang atau kes yang melibatkan tarikh akhir yang tidak dijawab oleh pemohon. Ulasan anda mungkin mendedahkan kes-kes yang ditutup dengan berkesan, tetapi belum ditetapkan dan diajukan dengan betul. Tinjauan juga dapat mengenal pasti kes yang mempunyai masalah kelayakan, seperti pemohon yang terlalu muda untuk dipertimbangkan. Kumpulkan baki kes terbuka mengikut status atau tugas yang diharapkan seterusnya. Kategori mungkin termasuk fail kes yang menunggu tandatangan pengurusan, kes ditahan untuk pemeriksaan latar belakang atau dokumentasi yang hilang. Mengelompokkan kes terbuka menjadikannya lebih mudah untuk menangani setiap kategori secara berasingan atau untuk menyerahkan karya kepada orang lain untuk penyelesaian cepat.

Selesaikan masalah

Kaji prosedur dan proses pengurusan kes, termasuk jangka masa yang disyorkan dari terbuka hingga akhir. Kenal pasti punca berlakunya tunggakan atau kemacetan. Mungkin anda mempunyai 10 pengurus kes yang memberi puluhan kes kepada tiga penutup. Fail kes yang bergerak melalui unit yang berlainan tanpa pengawasan atau kebertanggungjawaban dapat menyebabkan tunggakan. Peningkatan jenayah dan kekurangan kakitangan boleh menyebabkan berlakunya tunggakan kes mahkamah. Tumpuan dalam aplikasi pembiayaan semula gadai janji mungkin menjadi kebiasaan dan nampaknya tahan terhadap usaha pengurangan. Memahami bagaimana berlakunya tunggakan akan membantu anda mengembangkan rancangan pengurangan.

Rancang dan Laksanakan

Kembangkan rancangan pengurangan tunggakan kes berdasarkan penilaian, penyelesaian masalah dan tinjauan dasar dan prosedur semasa anda. Bekerja dengan kakitangan atau unit lain untuk mengetahui butirannya. Sertakan garis masa pengurusan kes yang disyorkan, tetapkan pemprosesan kes dan matlamat penutupan dan koordinasi ketersediaan bekalan dan bahan yang diperlukan. Menyediakan pertemuan dan komunikasi berkala antara kakitangan yang menjalankan tugas pengurusan kes. Buat proses untuk pengawasan pengurusan kes, seperti formulir untuk staf yang masuk pada setiap tahap dalam proses dan pemberitahuan penutupan kes. Memerlukan laporan pengurusan kes secara berkala agar backlog dikenal pasti dan ditangani dengan cepat. Laksanakan rancangan pengurangan tunggakan dengan memberitahu terlebih dahulu kepada mereka yang terlibat dan berikan salinan rancangan tersebut.