Dokumen Apa yang Diisi Folder Sumber Manusia?

Terdapat sebilangan bentuk dan item yang masuk ke folder sumber manusia pekerja. Sebilangan borang ini disimpan untuk tujuan undang-undang. Yang lain diajukan kerana polisi dan protokol syarikat. Pengurus sumber manusia juga menyimpan rekod peribadi pekerja sepanjang kerjaya mereka. Syarikat kecil boleh memilih untuk mengimbas semua atau sebahagian dokumen pekerja untuk membuat fail elektronik. Dengan cara itu fail tidak terdedah kepada kerosakan akibat kebakaran, air atau pencurian.

Dokumen Undang-Undang

Pemilik perniagaan kecil mesti menyimpan dokumen undang-undang tertentu untuk pekerja. Salah satu contohnya ialah borang I-9, yang mengesahkan bahawa seseorang pekerja boleh bekerja secara sah di Amerika Syarikat. Syarikat juga boleh menyimpan gambar lesen memandu pekerja dan kad Jaminan Sosial sebagai dokumentasi lebih lanjut untuk status perundangannya. Lebih-lebih lagi, pekerja biasanya diminta untuk mengisi borang W-4 pada hari mereka memulakan pekerjaan mereka, yang dimasukkan ke dalam folder sumber manusia mereka. Borang-borang ini menunjukkan jumlah pengecualian cukai peribadi yang dituntut oleh pekerja.

Dokumen Berkaitan Pekerjaan

Jabatan sumber manusia juga menyimpan resume dan aplikasi pekerja dalam folder. Item-item ini biasanya dihantar ketika pekerja melamar pekerjaan. Syarikat menyimpan rekod ini sekiranya mereka perlu memeriksa latar belakang seseorang. Dokumen lain yang berkaitan dengan pekerjaan yang disimpan dalam folder sumber manusia adalah keterangan pekerjaan pekerja. Ini adalah ringkasan tanggungjawab pekerja, yang biasanya dibahagikan kepada fungsi yang berbeza, seperti menguruskan pekerja, bekerja dengan rakan sebaya, komunikasi dan pengetahuan teknikal.

Dokumen Berkaitan Prestasi

Ulasan prestasi adalah dokumen penting lain yang disimpan dalam folder sumber manusia. Menyimpan rekod penilaian prestasi pekerja atau ulasan dapat membantu melindungi perniagaan dari tuntutan mahkamah. Sebagai contoh, perniagaan kecil mungkin menghadapi tuntutan penamatan yang salah dari bekas pekerja. Pemilik perniagaan dapat membuktikan dengan lebih baik bahawa pemberhentian itu disebabkan oleh prestasi sekiranya dia menyimpan salinan penilaian prestasi pekerja. Begitu juga, rekod tindakan tatatertib atau catatan boleh disimpan di folder.

Dokumen Lain

Majikan juga menyimpan rekod atau kehadiran, anugerah dan sejarah perubatan pekerja di folder sumber manusia. Rekod kehadiran membolehkan pengurus menentukan sama ada pekerja melebihi hari sakit atau cuti. Selalunya, syarikat menawarkan penghargaan berkala kepada pekerja, yang mungkin juga disimpan dalam fail. Anugerah ini boleh merangkumi promosi jualan "pekerja bulan ini" atau pengiktirafan khas. Rekod perubatan biasanya disimpan untuk memastikan kepatuhan dengan undang-undang ADA tertentu, yang berkaitan dengan Akta Orang Kurang Upaya Amerika. Jabatan sumber manusia boleh membuat folder berasingan untuk rekod perubatan untuk tujuan kerahsiaan.