Senarai Semak Pemprosesan Gaji

Pemprosesan gaji memerlukan pelaksanaan banyak tugas untuk memastikan pemprosesan pembayaran gaji yang tepat dan pematuhan cukai dan faedah. Mempunyai senarai semak membantu kakitangan penggajian tetap mengikut jadual dan memastikan tidak ada tugas yang dibatalkan. Senarai semak mungkin berbeza-beza mengikut ukuran gaji dan sistem yang digunakan. Namun, beberapa tugas standard berlaku.

Rekod Pekerja

Langkah pertama senarai semak ialah memeriksa - dan membuat - penyesuaian yang diperlukan untuk rekod gaji pekerja. Ini termasuk perubahan alamat, kenaikan gaji dan pemotongan, perubahan potongan gaji, menetapkan pengambilan pekerja baru dan memproses pekerja yang diberhentikan.

Penjagaan masa

Pekerja setiap jam dibayar mengikut jam kerja dalam kitaran gaji. Oleh itu, pemprosesan gaji termasuk memikirkan waktu untuk membayarnya. Senarai semak harus merangkumi semua tugas menjaga masa, seperti memastikan kad waktu / lembaran waktu diserahkan dengan tepat, pengiraan waktu dan mencetak daftar lembaran masa (jika ada).

Pemprosesan Upah

Senarai semak harus merangkumi perkara yang perlu diperiksa semasa membayar gaji. Ini termasuk: memasukkan dan mengekod jam biasa dan lembur; membuat penyesuaian gaji; membayar bonus, komisen, pesangon, gaji dan faedah syarikat, seperti pembayaran automatik dan percutian, waktu peribadi dan sakit.

Pemprosesan Potongan

Sebilangan pemotongan mempengaruhi gaji pekerja. Senarai semak harus menyenaraikan potongan berkanun dan potongan sukarela yang perlu dicari semasa memproses gaji. Reka kod untuk setiap jenis potongan, seperti GARN untuk hiasan gaji, CH SUPP untuk pesanan sokongan anak, FED untuk cukai pendapatan persekutuan, SS untuk cukai Jaminan Sosial dan MED untuk potongan perubatan.

Sebaik sahaja anda memproses gaji beberapa kali, anda akan terbiasa dengan potongan yang mempengaruhi pekerja mana. Selanjutnya, termasuk pemotongan dalam senarai semak membantu ketika anda mengesahkan gaji sebelum mencetak gaji. Laporan pengesahan menunjukkan pemotongan yang akan berlaku pada gaji pekerja. Sekiranya pemotongan sepatutnya berlaku pada pekerja tertentu, tetapi tidak, anda boleh mengesan dan membetulkannya terlebih dahulu.

Pemeriksaan Gaji Gaji / Deposit Langsung

Senarai semak mesti merangkumi percetakan gaji dan pembayaran gaji. Sekiranya majikan menawarkan deposit langsung, senarai semak harus mempunyai langkah deposit langsung juga - khususnya, penghasilan fail deposit langsung. Kirim fail ke bank, dan sahkan bahawa bank menerima fail dengan betul dan jumlahnya.

Melapor

Akta Piawaian Pekerja Adil Jabatan Tenaga Kerja AS (FLSA) menetapkan peraturan penyimpanan rekod yang mesti dipatuhi oleh majikan. Di bawah FLSA, majikan mesti menyimpan rekod gaji sekurang-kurangnya tiga tahun. Selanjutnya, majikan mesti menyimpan rekod terbuka untuk pemeriksaan dari Jabatan, kerana menyimpan rekod gaji yang tidak betul adalah pelanggaran FLSA. Oleh yang demikian, senarai semak harus merangkumi semua rekod pembayaran gaji yang diperlukan dan mesti disimpan, dan ini termasuk daftar gaji dan kad masa untuk setiap tempoh pembayaran.

Sekiranya jabatan lain menangani masalah gaji yang berkaitan, seperti pentadbiran faedah, perakaunan gaji dan / atau pelaporan cukai gaji, senaraikan laporan yang perlu diteruskan ke jabatan-jabatan ini, seperti daftar gaji suku tahunan dan tahunan, untuk pemfailan Borang 941 dan W-2 , masing-masing.