Hormat E-mel di Tempat Kerja

E-mel adalah bentuk komunikasi dua hala di mana-mana dalam kehidupan seharian banyak orang - di rumah dan di tempat kerja. Namun, sebilangan pekerja mungkin gagal memisahkan gaya hidup peribadi yang santai dari persekitaran profesional yang sopan. Nikita Garia mencadangkan dalam artikel untuk bahagian "India Real Time" di laman web "The Wall Street Journal" bahawa penghormatan e-mel bukan sahaja penting dalam persekitaran pejabat anda, tetapi juga ketika anda berkomunikasi dengan entiti berkaitan perniagaan lain di luar tempat kerja - dan di seluruh dunia.

Mengarang

Anda sentiasa berada dalam mod komposisi semasa membuat atau membalas mesej e-mel. Berusaha untuk selalu menggunakan kemahiran menulis yang baik, termasuk tatabahasa, ejaan dan struktur ayat. Gunakan bahasa profesional, walaupun dalam keadaan kerja santai, kecuali seluruh organisasi berada di halaman yang sama. Walaupun mesej yang dikirimkan kepada pekerja di tempat kerja dimaksudkan sebagai alat komunikasi alternatif, dan bukan untuk penerbitan sastera, ubah pesanan anda seperti esei atau siaran pers - pengenalan, isi dan kesimpulan - jika panjangnya beberapa ayat .

Menghantar

Bayangkan bagaimana mesej e-mel baru muncul di skrin komputer untuk penerima. Peti masuk untuk klien e-mel atau program hanya menunjukkan sebilangan besar maklumat mengenai sifat mesej - subjek, pengirim dan tarikh / masa. Sertakan subjek dalam e-mel sebagai penghargaan agar penerima dapat mendapatkan idea ringkas mengenai apa itu e-mel. Juga, ambil hak sepenuhnya dan memaksimumkan ciri penyesuaian peribadi untuk akaun e-mel anda. Contohnya, masuk ke tetapan e-mel anda dan isikan nama depan dan belakang anda, serta jawatan dan jabatan anda. Buat tandatangan yang merangkumi maklumat yang sama, tetapi juga senaraikan alamat, telefon dan faks anda jika berkenaan. Kesopanan ini membantu pengirim mengenali siapa anda, juga mengurangkan masa yang diperlukan untuk melacak maklumat tambahan anda.

Menerima

Baca mesej e-mel baru dan masuk anda secepat mungkin sekiranya balasan cepat atau kecemasan diperlukan oleh pengirim. Dalam banyak program e-mel, pengirim dapat memasukkan tanda seru "!" tanda untuk menunjukkan kepentingan tinggi. Juga, aktifkan ciri pemberitahuan penerimaan dalam program e-mel anda, kerana menghormati orang-orang di tempat kerja anda yang memerlukan dokumentasi bahawa e-mel masuk ke Peti Masuk anda dan bahawa anda membaca mesej. Secara kebetulan, mengaktifkan ciri pemberitahuan automatik menjimatkan masa anda daripada harus membalas e-mel paranoid seperti berikut: "Adakah anda mendapat e-mel saya?"

Membalas

Balas mesej e-mel secepat mungkin dan mengikut masa yang dibenarkan. Apabila anda menerima panggilan telefon, anda dan pemanggil dapat menghitung jumlah deringan. Begitu juga, pengirim e-mel dapat menggunakan cap waktu untuk menghitung jumlah minit yang diperlukan untuk membaca dan membalas mesej e-mel. Dengan hormat, tulis dan hantar respons penuh secepat mungkin. Sebagai alternatif, hantarkan pesanan ringkas secara peribadi yang menyatakan bahawa anda telah menerima mesej tersebut dan bila anda ingin menghantar balasan penuh. Rakan sekerja anda akan menghargai bahawa sekurang-kurangnya anda mempunyai mesej e-mel dan kandungannya di pinggan anda untuk hari ini.

Pengarkiban

Simpan mesej e-mel tempat kerja selama yang anda boleh, tanpa mengorbankan organisasi atau menghabiskan sumber penyimpanan pejabat. Buat folder yang mempunyai nama individu atau jabatan yang biasanya menghantar e-mel kepada anda, dan kemudian sediakan penapis yang secara automatik memfailkan e-mel tersebut di folder masing-masing. Kosongkan peti masuk anda secara berkala dan masukkan e-mel yang tidak diisi ke dalam folder yang baru dibuat atau tong sampah. Sediakan pengarkiban automatik yang menyimpan e-mel ke lokasi penyimpanan kedua setelah beberapa hari yang ditetapkan. Dalam banyak aspek, e-mel adalah dokumentasi tempat kerja rasmi, seperti menaip memorandum atau surat "Re:" (berkenaan) di atas kertas. Selain itu, e-mel juga dapat berfungsi sebagai dokumentasi dalam masalah hukum untuk perniagaan.