Senarai semak untuk Kawalan Dalaman Kewangan

Jawatankuasa Organisasi Penaja berkembang dari inisiatif sektor swasta yang dikenali sebagai Suruhanjaya Treadway pada tahun 1987. COSO ditugaskan untuk mengembangkan dan menjelaskan kerangka bersepadu untuk pembentukan definisi kawalan dalaman yang lebih seragam. Dalam pengertian yang luas, kerangka bersepadu kawalan dalaman COSO mendefinisikan sistem kawalan dalaman sebagai proses di mana kemungkinan pemantauan, penilaian dan modifikasi. Kawalan dalaman khusus yang digunakan dalam operasi perniagaan sehari-hari lebih biasa bagi perniagaan kecil daripada pandangan konsep luas mengenai kerangka kerja COSO, namun keduanya menawarkan perspektif mengenai sistem kawalan dalaman.

Analisis Awal

Rangka kerja COSO untuk kawalan dalaman berdasarkan lima konsep. Yang pertama adalah persekitaran kawalan, atau asas kawalan dalaman. Persekitaran kawalan terdiri dari nilai-nilai yang disampaikan oleh pihak pengurusan, peluang untuk mempromosikan dan memberi penghargaan kepada kejujuran. Komponen kedua dalam rangka kerja adalah penilaian risiko. Perniagaan perlu menetapkan objektif dan melakukan penilaian untuk mengenal pasti risiko daripada mencapai objektif, seperti penipuan. Komponen ketiga, aktiviti kawalan, berkaitan dengan pekerjaan khusus untuk mewujudkan dasar kawalan dalaman. Maklumat dan komunikasi, konsep keempat, bermaksud penggunaan sistem maklumat yang berkesan untuk menghasilkan laporan mengenai masalah operasi, kewangan dan pematuhan. Penyebaran maklumat bergantung pada saluran komunikasi yang berkesan di pelbagai peringkat organisasi. Konsep kelima,pemantauan, adalah pemerhatian dan penilaian kawalan dalaman. Menetapkan kerangka keseluruhan berdasarkan model COSO ini adalah langkah pertama dalam pengembangan sistem kawalan dalaman.

Buat Senarai Semak

Setelah menyelesaikan analisis berdasarkan kerangka COSO, anda harus membuat senarai semak yang mengenal pasti kawasan di mana kawalan dalaman mesti dibuat. Untuk perniagaan kecil, ini biasanya memerlukan senarai semak untuk prosedur yang berkaitan dengan pengendalian penerimaan tunai; pengeluaran dan pembayaran tunai; prosedur tunai kecil; prosedur dan penyediaan gaji; pengurusan inventori dan keselamatan maklumat. Senaraikan urus niaga yang berlaku dalam perniagaan biasa di bawah setiap tajuk yang luas. Pertimbangkan langkah-langkah dalam setiap transaksi dan senaraikan secara terperinci. Sebagai contoh, pengendalian penerimaan tunai akan memerlukan pengumpulan, pengiraan, pengesahan baki daftar penyediaan deposit dan tugas-tugas lain.

Tugaskan Berasingan

Sebilangan besar kawalan dalaman dibina berdasarkan prinsip pemisahan tugas. Mereka terdiri dari metode memasukkan cek dan keseimbangan ke dalam aliran transaksi perniagaan. Kuncinya adalah untuk memisahkan setiap transaksi menjadi beberapa langkah, kemudian berikan setiap langkah kepada pekerja atau jabatan yang berbeza. Kawasan umum yang harus dipisahkan termasuk: hak penjagaan atau kawalan aset, penyimpanan rekod, kebenaran dan rekonsiliasi akaun. Sebagai contoh, pekerja yang menerima dan mengira wang tunai tidak boleh menyediakan deposit; ejen pembelian juga tidak boleh menguruskan pembayaran kepada vendor; pemeriksaan melebihi jumlah tertentu memerlukan dua tandatangan; dan anda harus memisahkan penyediaan pembayaran gaji dan pengeluaran cek, serta penyediaan simpanan bank daripada mereka yang melakukan pendamaian bulanan.

Menetapkan Kawalan

Setelah kawalan dalaman dirumuskan, anda perlu menetapkannya sebagai polisi dan prosedur. Membina kata sepakat dan menilai mereka dengan pekerja yang dipercayai yang berpengalaman dalam perakaunan. Berunding dengan profesional perundangan dan perakaunan jika perlu. Ingat bahawa sistem kawalan dalaman adalah proses yang berterusan, dan kembangkan kaedah untuk mengukur prestasinya dari masa ke masa.