Empat Jenis Data dalam Lembaran Kerja

Sama ada anda bekerja untuk operasi ibu-dan-pop kecil atau tergolong dalam syarikat gergasi, multinasional, spreadsheet cenderung menjadi alat yang tidak ternilai untuk perniagaan anda. Semua syarikat menguruskan pelbagai jenis data, seperti senarai pelanggan, inventori, akaun belum terima, kenalan pemasaran dan banyak lagi. Spreadsheets memudahkan memasukkan maklumat ke dalam lembar kerja (satu tab atau "halaman" fail spreadsheet) dan untuk memanipulasi maklumat untuk persembahan dan analisis. Walaupun terdapat banyak jenis data (dan banyak cara untuk mencirikannya), perniagaan anda mungkin bergantung pada empat jenis maklumat utama untuk pengurusan data anda.

Dolar, Dolar, Dolar!

Apa yang boleh menjadi lebih penting bagi perniagaan daripada mengawasi wang yang masuk dan wang yang anda belanjakan. Spreadsheets adalah alat yang sesuai untuk melihat dan menganalisis pergerakan wang masuk dan keluar dari perniagaan anda. Anda boleh memformat segmen lembaran kerja anda - pilih lajur, baris atau sebilangan sel - untuk mengenali entri berangka sebagai mewakili wang. Perisian anda secara automatik akan menerapkan format yang telah anda pilih untuk entri wang, seperti menerapkan tanda dolar pada entri dan menampilkannya dengan dua tempat perpuluhan untuk mewakili sen. Terdapat banyak cara untuk mengubah suai penampilan, misalnya, dengan memilih unit mata wang selain dolar AS atau menghilangkan entri sen, yang berguna untuk jumlah dolar yang besar.

Menguruskan Nombor

Perniagaan mengesan banyak data berangka selain wang. Sebahagiannya adalah jumlah yang mudah, seperti jumlah kenderaan dalam armada syarikat atau berapa kali setiap pelanggan anda dihubungi melalui telefon. Nombor lain lebih mewakili, seperti nombor telefon pelanggan atau nombor Jaminan Sosial kakitangan anda. Sebilangan perniagaan perlu menyimpan senarai data berangka yang lebih khusus, seperti medan garis lintang dan garis bujur atau nombor daerah kongres.

Hamparan anda juga menawarkan banyak pilihan format untuk jenis nombor ini. Anda boleh menunjukkan nombor dengan atau tanpa koma, atau dengan gaya standard dengan tanda hubung dan tanda kurung yang sesuai. Anda mungkin mahu nombor telefon anda muncul dengan kod kawasan dalam kurungan, misalnya, atau nombor Jaminan Sosial untuk memasukkan tanda sempang di tempat yang sesuai.

Teks sebagai Jenis Data

Nama pelanggan, keterangan produk, bandar, negara, alamat e-mel - semua ini dan banyak lagi - secara rutin dimasukkan ke dalam spreadsheet dalam format teks. Teks adalah bentuk data yang tidak diragukan. Contohnya, spreadsheet anda dapat dengan cepat menyusun senarai nama yang panjang kerana mengenali entri teks sebagai data dan dapat memanipulasinya dengan tepat.

Beri perhatian dengan teliti pada bidang kemasukan teks anda. Contohnya, anda mungkin mahu memasukkan nama depan pelanggan dalam bidang yang berasingan dari nama keluarga. Ini memudahkan untuk menyusun senarai mengikut abjad pada nama depan atau nama belakang. Begitu juga, memasukkan alamat penuh dalam satu sel mungkin tidak berguna untuk membagi alamat ke dalam bidang yang terpisah, seperti Bandar, Negeri dan Poskod untuk membolehkan penyortiran cepat pada parameter ini.

Petua

Tarikh boleh ditulis dalam format teks atau dalam format berangka piawai. Sekiranya anda mengenal pasti bidang data atau rentang sel di lembaran kerja anda sebagai entri tarikh, hamparan anda dapat dengan mudah menukar bolak-balik antara representasi angka dan teks.

Rumusan Lembaran Kerja

Walaupun bukan data, sebenarnya, kemampuan untuk memasukkan formula adalah ciri penting dari pengurusan data dalam spreadsheet. Bayangkan anda diminta untuk mengkaji penjualan lima tahun kebelakangan untuk setiap daripada lebih dari seribu produk untuk melihat di mana penjualan meningkat dan di mana penurunannya. Melakukan tugas seperti ini secara manual akan memakan masa berhari-hari, jika tidak berminggu-minggu, dan melibatkan waktu yang luar biasa. Tetapi dengan formula atau dua formula yang dibuat dengan baik, spreadsheet dapat menguruskan tugas dalam beberapa saat.