Amalan Terbaik untuk Laporan Tahunan dalam Perhubungan Awam

Sekiranya anda menjalankan firma perhubungan awam atau agensi komunikasi yang serupa, pihak industri mengharapkan anda mengeluarkan laporan tahunan. Laporan ini memperincikan kewangan tahun sebelumnya syarikat, menyenaraikan perbelanjaan utamanya dan menyampaikan rancangan untuk tahun yang akan datang. Mengikuti amalan terbaik untuk laporan tahunan akan membantu anda melancarkan proses penulisan dokumen.

Mesej Pengenalan

Laporan tahunan hampir selalu mengandungi pesanan pengantar dari ketua pegawai eksekutif, pengurus besar atau pemilik perniagaan. Dalam surat ini, yang panjangnya tidak lebih dari satu halaman, anda harus membincangkan kejayaan utama tahun lalu dan juga menangani masalah yang mendesak. Sekiranya ekonomi dalam kemerosotan, gariskan bagaimana syarikat itu dapat mengatasi. Anggaplah surat itu sebagai cara untuk berkomunikasi secara langsung dengan pihak berkepentingan syarikat anda - pelanggan, ahli dewan, vendor dan ahli komuniti. Tanyakan pada diri sendiri apa yang diinginkan dan perlu didengar oleh orang-orang ini mengenai kemajuan syarikat selama 12 bulan yang lalu dan kemudian menulis kepada mereka secara profesional namun tidak formal. Dengan kata lain, jangan terlalu terpisah tetapi sebaliknya menulis seolah-olah anda berkomunikasi dengan rakan lama yang prihatin tentang umur panjang perniagaan.

Data Kewangan yang Tepat

Semua laporan tahunan mesti mengandungi penyata kewangan yang diaudit dengan tepat. Biasanya ini merangkumi kunci kira-kira, penyata untung dan rugi dan penyata aliran tunai. Ini mungkin satu-satunya masa dalam tahun kalendar di mana sebilangan pihak berkepentingan anda melihat data kewangan syarikat, jadi menyampaikan maklumat yang tepat menjadi perhatian utama. Laporan tahunan boleh digunakan sebagai cara untuk menarik perhatian pelabur baru, jadi penting untuk tidak menipu penyokong kewangan berpotensi anda - terutama dalam industri PR kreatif, di mana pelabur kadang-kadang sukar didatangi.

Grafik, Carta dan Visual

Pemangku kepentingan anda berasal dari pelbagai latar belakang dan mereka tidak pandai dari segi kewangan. Menyertakan carta, grafik dan gambaran visual lain dari data kewangan dan metrik prestasi dapat membantu anda menyampaikan mesej anda dengan cara yang lebih mudah dibaca dan mesra pengguna. Anda mungkin, misalnya, menyertakan carta yang menunjukkan keuntungan untuk tahun kewangan yang lalu berbanding dengan data dari tahun sebelumnya dan unjuran untuk tahun yang akan datang. Carta dan grafik juga membantu menjelaskan maklumat kewangan yang padat dengan menunjukkan angka sebagai peratusan keseluruhan anggaran dan garis panduan syarikat.

Seruan untuk Bertindak

Banyak laporan tahunan merangkumi "ajakan bertindak" sebagai bahagian terakhir. Ajakan bertindak serupa dengan surat dari pengurus besar atau pemilik perniagaan, tetapi bahagian ini meminta pihak berkepentingan untuk terlibat secara khusus dengan syarikat pada tahun mendatang. Dalam beberapa cara, ajakan bertindak serupa dengan nada penjualan, tetapi bukannya penjualan keras, bahagian ini harus digunakan untuk memberi tahu pihak berkepentingan mengenai penawaran produk baru yang menarik, pengembangan asas pelanggan PR anda atau saluran komunikasi baru yang inovatif seperti sosial media.